Khi chúng ta có quá nhiều công việc cần phải làm cho ngày mai, ngày kia,… thì chắc chắn không thể nào nhớ hết những công việc dự định làm đó được, bộ não có giới hạn mà đúng không nào! Vậy tại sao, bạn không tìm một trợ thủ đắc lực bên cạnh để nhắc những công việc hằng ngày nhỉ? Trong bài viết này, mình chọn lọc 10 phần mềm quản lý công việc mà thấy sử dụng hiệu quả nhất để đưa tới các bạn nhé.
Nội dung chính
Phần mềm quản lý công việc cá nhân là gì?
Phần mềm quản lý công việc cá nhân được hiểu đơn giản là một ứng dụng quản lý, những dự định, thông báo công việc mà bạn đã thiết lập từ trước. Từ đó để tránh quên, chậm, deadline công việc. Ngoài ra, còn kiểm soát độ tiến bộ làm việc của bạn. Bao quát năng suất, hiệu quả làm việc của bạn.
Những ưu điểm của phần mềm quản lý công việc cá nhân
Như mình đã nói ở trên, phần mềm quản lý công việc cá nhân như là người yêu của bạn vậy. Luôn quan tâm và nhắc nhở bạn cho thời gian sắp tới phải làm gì. Có một điều là, người yêu có thể chia tay, rời bỏ bạn bất cứ lúc nào, nhưng còn phần mềm này thì không, trừ khi bạn gỡ bỏ nó thôi.
Khi được nhắc nhở công việc thường xuyên từ phần mềm, thì chắc chắn bạn sẽ không thể nào quên được, nhất là khi lịch trình công việc dày đặc.
Một khi lịch trình công việc rất nhiều, mà bạn không ghi nhớ nó lại thì xác suất quên những hoạt động nhỏ, bên lề là rất cao.
Những ai nên sử dụng phần mềm quản lý công việc cá nhân
Khi nói đến công việc, sẽ là những người trên 18 tuổi đúng không nào! Khi mà đến độ tuổi trưởng thành, tùy vào một số người đã có công việc ổn định.
Những bạn ngồi văn phòng, hay những quản lý. Đây đều là những đối tượng có khối lượng công việc, nhiệm vụ dày đặc bởi sếp giao.
Kể cả khi bạn không thuộc những nhóm đối tượng trên. Chỉ cần ở thời điểm hiện tại, bạn có quá nhiều công việc, hoạt động, nhiệm vụ cần phải làm. Thì nên sử dụng ngay phần mềm quản lý công việc cá nhân để đảm bảo hoàn thành đầy đủ công việc.
Lưu ý khi chọn sử dụng phần mềm
Khi bạn đã xác định sử dụng phần mềm quản lý công việc cá nhân thì hãy lựa chọn những phần mềm đảm bảo an toàn dữ liệu cá nhân, tránh virus, bảo mật thông tin tuyệt đối nhé.
Không chỉ có tiêu chí phổ thông như vậy. Bạn cần phải trải nghiệm và nên lựa chọn phần mềm có giao diện đơn giản mà hiệu quả và đảm bảo hiệu suất cao nhé.
10 phần mềm quản lý công việc cá nhân
Sau đây, là 10 phần mềm quản lý công việc cá nhân mình đã chọn lọc, sử dụng rất hiệu quả.
Google Calendar
Mình thường xuyên sử dụng Google Calendar để lên lịch những sự kiện, quan trọng trong ngày. Nó là ứng dụng của Google, chính vì vậy rất thuận tiện cho việc chia sẻ, đồng bộ.
Chính vì là ứng dụng của Google, nên mọi thứ đồng bộ rất là đơn giản luôn. Khi bạn lên lịch, nó sẽ đồng bộ với Gmail. Google Calendar là ứng dụng có trên cả smartphone, máy tính bảng, máy tính. Bạn có thể đồng bộ sự kiện, và được thông báo bất cứ nơi đâu.
Google Calendar có giao diện đơn giản và bố cục cụ thể. Bên cạnh lên lịch, quản lý công việc. Bạn còn có thể gửi sự kiện sắp tới qua Email rất nhanh cho bạn bè, người thân mà không cần phải vào trực tiếp hộp thư điện tử.
Bạn còn có thể thiết lập giờ làm việc, để nhắc nhở người khác không thêm bạn vào cuộc họp.
Mình rất thích sử dụng Google Calendar, bởi sự đồng bộ dễ dàng trong những ứng dụng phổ biến của Google.
ToDoist
Mình thấy giao diện của ToDoist rất đẹp, với tông màu trắng và đỏ cam. Giao diện thì đẹp nhưng mà lại không hỗ trợ Tiếng Việt anh em ạ, nên sử dụng hơi khó khăn. Nhưng mình trong giai đoạn học Tiếng Anh nên cũng rèn luyện luôn.
ToDoist có tính năng nâng cao, có thể phân chia những công việc quan trọng hay là kế hoạch dài hạn khác bằng cách gắn tag vào.
Đặc biệt, khi bạn có thể kết hợp với Todoist với Google Calendar thì hoàn hảo luôn, sự kết hợp sắp xếp công việc và lên lịch trình theo hàng tuần, tối ưu hóa quản lý công việc của bạn theo hằng giờ, ngày,….
Bạn cũng có thể chia sẻ lịch trình công việc qua tài khoản hoặc Email để cùng cộng tác rất dễ dàng.
Asana
Asana là phần mềm quản lý công việc rất hiệu quả. Vào năm 2012, phần mềm chính thức ra mắt phiên bản thương mại dành cho doanh nghiệp.
Asana có bảng báo cáo những nhiệm vụ, dự án khá là chi tiết, khách quan, dễ dàng nắm bắt độ hiệu quả công việc.
Không chỉ quản lý tốt công việc cá nhân, mà còn có thể tham gia thành một nhóm để phân chia dự án, hay công việc cần làm. Giúp bạn dễ dàng phân bố công việc cho nhiều người dễ dàng. Phần mềm này cũng không có ngôn ngữ Tiếng Việt, mà chỉ có Tiếng Anh mà thôi.
Trello
Việc thiết lập, sắp xếp công việc trên Trello rất đơn giản, bạn chỉ cần vài thao tác kéo thả là được. Cài đặt thời gian, danh sách công việc cần làm trong khoảng thời gian bao lâu,… Rất hiệu quả trong quá trình làm việc.
Dễ dàng chia sẻ công việc qua đường link, hình ảnh, file,…
Trello có thể tải trên cả máy tính và điện thoại, chính vì vậy khi mà thời gian hết hạn công việc sẽ được thông báo mọi lúc mọi nơi, tránh bị quên. Khi mà đang ở nơi không có internet, vẫn có thể lên kế hoạch cho mình, đến khi có kết nối mạng rồi thì sẽ được tự động đồng bộ hóa.
Microsoft Onenote
Nếu bạn là người sáng tạo, sáng tác nội dung. Việc ghi chú, ghi nhớ tức thời là điều rất cần thiết. Chẳng hạn như mình đang lên một nội dung “đánh giá điện thoại iPhone 12 Pro Max” để làm video đăng lên YouTube. Khi cầm thiết bị trên tay mình phải ghi chú ngay những điểm nổi bật.
Vậy mình ghi chú ra cái gì? Đó chính là Microsoft Onenote. Mình hay ghi chú vào nó. Dễ dàng đồng bộ hóa trên máy tính và điện thoại của mình với tài khoản Microsoft. Mình thì hay ghi chú luôn bằng hình vẽ, rất nhanh và thuận tiện, ngoài ra còn có thể ghi chú bằng chữ thông thường, chụp hình ảnh, ghi âm. Và dễ dàng chia sẻ bản ghi chú cho nhiều người.
Apple Reminder
Nếu bạn là người sử dụng một hệ sinh thái của nhà Apple thì chỉ cần Reminder là đủ để quản lý hoạt động, công việc hằng ngày của bạn rồi. Nếu bạn biết chút Tiếng Anh để sử dụng Siri nữa thì quá tuyệt vời để kiểm soát ứng dụng này.
Còn gì tuyệt vời hơn khi mà iPhone để kiểm tra những thói quen cần làm những sức khỏe, hay vấn đề nhỏ hằng ngày. Còn iPad sẽ lập kế hoạch cá nhân. Còn Mac sẽ tạo ra danh sách công việc quan trọng cần làm. Từ đó có chúng có sự đồng bộ với nhau, chắc chắn sẽ quản lý được hiệu quả kế hoạch. Khi mà iOS 14 có Widget rất tiện lợi để đưa những danh sách sự kiện ra ngoài màn hình chính thì có mà ưng ý luôn.
Google Keep
Google Keep cũng là để ghi chú những công việc, hay sự kiện của bạn. Có thể ghi chú dễ dàng với văn bản, hình ảnh, bản vẽ hoặc âm thanh. Và rất dễ dàng đồng bộ qua những tài khoản Google. Mà tài khoản Google, có lẽ ai cũng có rồi.
Chắc chắn, cũng sẽ có nhắc nhở từng giờ, từng ngày mà bạn có thể tự thiết lập. Gửi ngay bản ghi chú vào Gmail, Hangouts hoặc Drive, rồi chia sẻ cho bạn bè rất đơn giản, dù bạn bè của bạn không cài sẵn Google Keep.
Bạn có thể thêm cộng tác viên vào bản ghi chú của mình để cùng đẩy ra một kế hoạch tốt hơn.
Cả Google Keep và Microsoft Onenote đều là ứng dụng, phần mềm ghi chú công việc, sự kiện cho bạn rất tốt. Đều là hai ông lớn tạo ra ứng dụng, phần mềm cạnh tranh nhau. Bạn nên trải nghiệm cả hai xem phù hợp với phần mềm nào hơn nhé.
Wrike
Wrike hỗ trợ trên cả điện thoại và máy tính. Có thể quản lý các dự án rất tốt, một cách chuyên nghiệp. Bạn có thể giao công việc, tag tên người cần làm việc chung.
Bạn có thể đạt hạn công việc làm trong khoảng thời gian nhất định hoặc milestone bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc. Không chỉ quản lý tốt công việc cá nhân, mà còn có thể quản lý mức độ làm việc của từng nhân sự với biểu đồ Workload. Đó là khi bạn nằm trong vai trò người quản lý nhé.
Nếu bạn chỉ quản lý công việc cá nhân thì có thể sử dụng bản miễn phí là đủ rồi, còn muốn làm việc theo team 5 người trở lên thì sẽ mất thêm phí duy trì hàng tháng nhé.
Microsoft To Do
Nếu bạn yêu thích Microsoft và đang sử dụng máy tính thuộc Windows thì ngại gì để Microsoft To Do quan tâm nhắc nhở công việc cho bạn hằng ngày nhỉ.
Microsoft To Do có giao diện đơn giản nhưng lại rất là đẹp. Bạn có thể thay đổi màu sắc cho từng nhiệm vụ để nổi bật hơn. Không chỉ vậy, nó còn hỗ trợ chế độ giao diện tối để tiết kiệm điện năng và bảo vệ thị giác tốt hơn.
Faceworks
Với phần mềm Faceworks này, giúp bạn quản lý công việc, hay là giao công việc cho nhân viên rất hiệu quả luôn. Theo dõi công việc rất trực quan, bình luận về công việc rất dễ dàng. Nhiều kiểu giao diện bố cục quản lý khác nhau rất chi tiết như: Quản lý Kanban, Quản lý theo Gantt chart, Quản lý theo dạng bảng, Quản lý theo dạng danh sách.
Kiểm soát các loại báo cáo: báo cáo theo dự án, theo phòng ban, kế hoạch hoặc tiến độ của từng nhân sự.
Lập kế hoạch công việc cho riêng bạn. Theo dõi mức độ tiến bộ công việc bằng biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban.
Dù các thống kê, biểu đồ rất chi tiết nhưng giao diện của phần mềm này vẫn chưa có sự nổi bật về màu sắc.
Tạm kết
Khi bạn đến độ tuổi trưởng thành, có quá nhiều thứ phải nghĩ, nhất là công việc. Chính vì vậy, hãy dành một chút thời gian để sắp xếp sự kiện, công việc hằng ngày để tránh bị quên và deline công việc.
Mình đã tổng hợp 10 phần mềm quản lý công việc mà mình đã trải nghiệm cảm thấy ổn nhất. Còn bạn đang sử dụng phần mềm nào để quản lý công việc cá nhân? Hãy để lại bình luận ở phía dưới nhé.
Tham khảo tài liệu tại: https://zicxa.com/vi
